Wie werden wirklich Lösungen entwickelt, die am Bedürfnis der Zielgruppe ansetzen?

Unsere Empathy Map gibt Antworten auf aktuelle Herausforderungen

Letzten Donnerstag war es wieder soweit – zum zweiten Mal kamen wir virtuell im Innovation Space zusammen. Inhaltlicher Schwerpunkt war das Thema der Kommunikation und Zusammenarbeit auf die Distanz – genauer aktuelle Stolpersteine und mögliche Lösungsansätze.

Home Office – the new normal

Immer mehr wird Home-Office und damit remote work zum Alltag. Mittlerweile ist es schlichtweg nicht mehr wegzudenken. Wie viele Freiheiten es auch bieten mag von Zuhause zu arbeiten, so gibt es auch Hürden, die genommen werden wollen. Gemeinsam mit unseren Partnerunternehmen haben wir den Status-Quo zur „Kommunikation und zur Zusammenarbeit auf Distanz“ abgebildet und daraus Handlungsempfehlungen abgeleitet.

User-Bedürfnisse verstehen – die Empathy Map

Dafür wurde an die Partner der LeadershipGarage unsere Empathy Map geschickt. Grundgedanke der Empathy Map ist es, Menschen frei reden zu lassen und ein möglichst umfangreiches Bild über die Situation, in der sie sich befinden, zu erhalten. Praktisch vorstellen kann man sich das Ganze als eine Art strukturiertes Tagebuch, das die Probanden geführt haben. So wollten wir herausfinden: Was umtreibt die Probanden eigentlich gerade? Wo liegen aktuelle Pain Points? Wo liegen die Bedürfnisse bei der Kommunikation und Zusammenarbeit auf Distanz? Ziel ist es also die Situation besser zu verstehen – ganz ohne Vorannahmen im Kopf – darauf aufbauend die Hürden zu definieren und abschließend Ideen zu generieren, wie wir mit den Hürden bestmöglich umgehen können.

Stolpersteine bei der Kommunikation und Zusammenarbeit auf Distanz

Bevor es in die Ergebnisse ging, haben wir in der Großgruppe über relevante Stolpersteine gesprochen. Dabei waren vor allem die Punkte Onboarding und empathische Führung im Fokus. Diese beiden Themen scheinen virtuell große Herausforderungen darzustellen. Aber auch zum Beispiel das eigene Zeitmanagement oder fehlende Tools für die virtuelle Zusammenarbeit wurden thematisiert.

Die in der Großgruppe besprochenen Themen spiegeln sich in ähnlicher Art und Weise auch in den Ergebnissen der Empathy Maps wider. Insgesamt haben ca. 20 Probanden die Map ausgefüllt, und zwar an 5 aufeinander folgenden Tagen – macht 100 Datenpunkte, die wir auswerten konnten. Wir konnten dabei drei große Hürden identifizieren. Einmal die ganz grundlegende Basis: Die Ausstattung (Hard- und Software) muss sichergestellt sein. Rückenschmerzen durch tagelanges Arbeiten am Küchentisch und nur teilweise funktionierendes Internet sind Stolpersteine, die man vermeiden kann und sollte, um einen vernünftigen Arbeitsablauf gewährleisten zu können.

Weitere Hürden sind im Bereich der zwischenmenschlichen und strukturgebenden Faktoren zu finden. Auf zwischenmenschlicher Ebene führt der mangelnde Austausch dazu, dass die Teammitglieder sich teils isoliert fühlen, Feedback (in beide Richtungen) deutlich schwieriger wird und Konflikte schneller entstehen als das face-to-face der Fall ist. Wie oben bereits angedeutet, ist auch das Thema der Empathie eines, das im digitalen Setting deutlich schwieriger wird. Wie soll ich empathisch sein, wenn ich den anderen doch gar nicht sehen kann? sind Fragen, die sich Führungskräfte stellen und mit denen sie sich beschäftigen müssen, um ihre Mitarbeitende und deren Bedürfnisse zu verstehen.

Bei den strukturgebenden Faktoren ist es zum einen die eigene Tagesplanung, die mit beispielsweise genügend Zeit zum störungsfreien (=Videokonferenzfreien) Arbeiten versehen werden muss. Bei allen individuellen Tagesplänen ist es sinnvoll, Arbeitszeitmodelle im Team zu besprechen und abzustimmen, um gemeinsame Anwesenheitszeiten oder feste Austausche sicherzustellen. Einen weiteren Punkt stellt die Struktur von gemeinsamen Meetings dar. Gerade im Digitalen ist es wichtig, dass Meetings strukturiert ablaufen und einen Output haben. Ansonsten driften die Teammitglieder schnell ab und widmen sich anderen Tätigkeiten – das Meeting wird nur noch als störend empfunden.

… und wie die Herausforderungen angehen?

Am Ende haben sich drei Ansatzpunkte herauskristallisiert, die bei der Kommunikation und Zusammenarbeit auf Distanz unterstützen können.

  • Selbstmanagement,
  • Teammanagement,
  • und Interkationsmanagement

Welche Stellschraube, bei welchem Ansatzpunkt wie gedreht werden kann, haben wir in einer Checkliste zusammengefasst, die ihr euch als PDF hier downloaden könnt.

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