Seit Beginn der Covid-19-Pandemie hat, wie wir alle wissen, die verteilte Zusammenarbeit stark zugenommen.
Nach gut zwei Jahren geben viele aktuelle Studien Einblicke in die Wahrnehmung der Mitarbeitenden zu den veränderten Arbeitsbedingungen. Demnach wird die Zeitersparnis durch den Wegfall des Arbeitsweges positiv bewertet, dennoch möchten nur etwa 4% der Befragten ausschließlich im Homeoffice arbeiten (Steptone, 2021) und rund 40% der Berufstätigen bevorzugen für die Post-Corona-Zeit ein hybrides Arbeitsmodell. Auch Auswirkungen auf Kollaboration und Zusammenarbeit sind zu spüren. So haben die Zeit und Anzahl der Meetings in der verteilten Zusammenarbeit um etwa 10% zugenommen, was auf den Mangel spontaner Treffen zurückzuführen ist. Beim zufälligen Treffen in der Kaffeeküche war „früher“ ein kurzer Austausch möglich, der viele Fragen schnell und unkompliziert aus dem Weg räumen konnte (Spataro, 2020). Nun bedarf jedes Anliegen einen vereinbarten Termin, sei es noch so klein.
Human Moments als wichtige Variable für den Teamzusammenhalt
Doch gerade diese persönlichen Begegnungen, wie beispielsweise in der Kaffeeküche, sind wichtig. Diese Begegnungen definiert der Psychiater Edward M. Hallowell (1999) als Human Moment und beschreibt sie als eine persönliche Begegnung, die Einfühlungsvermögen und emotionale Verbundenheit ermöglicht (Fayard, Weeks & Khan, 2021). Die Human Moments sind extrem wichtig, kann doch ihr Fehlen Missverständnisse in der Kommunikation fördern und damit auch auf lange Sicht den Zusammenhalt im Team verschlechtern (Hallowell, 1999). Wer kennt nicht die Situation, in einer E-Mail schon einmal zwischen den Zeilen gelesen und nicht gewusst zu haben, wie die Information gemeint ist. Nonverbale Hinweise, Ironie oder Stimmung lassen sich eben nur schwer oder gar nicht über Bits und Bytes vermitteln.
Soziale Nähe trotz Distanz herstellen
Inmitten der pandemischen Situation müssen wir allerdings über digitale Medien miteinander kommunizieren und arbeiten. Daher erwächst die Relevanz, den Human Moment so gut es geht über digitale Medien zu transportieren, um soziale Nähe herzustellen. Mit fast 300 Millionen Teilnahmen an ZOOM-Videokonferenzen täglich (Statista, 2022), ist deutlich, welches Medium sich fest in unserem Leben verankert hat: Die Videotelefonie ist ein Medium, dass zwar Mimik und Gestik vermitteln kann und somit reichhaltiger ist als reine Text- und Sprachnachrichten, dennoch ist die physische Distanz zueinander stets bewusst. Forschungen deuten darauf hin, dass physische Präsenz in der zwischenmenschlichen Kommunikation wichtiger ist als visuelle Hinweise (Williams, 1978b, zitiert nach Lowenthal, 2010, S.128).
Wie lässt sich Kollaboration und Zusammenarbeit in virtuellen Zeiten also persönlicher gestalten, um das „Wir-Gefühl“ und die Verbundenheit mit dem Unternehmen aufrecht zu erhalten?
Dieser Frage sind wir in unserem Forschungsvorhaben „Soziale Präsenz im digitalen Raum“ auf den Grund gegangen, indem wir der Videotelefonie eine weitere Komponente hinzugefügt haben: die 3D Interaktion. Wir nutzen dazu Allseated EXVO – eine Plattform, die es Teilnehmenden ermöglicht, virtuelle Begegnungen interaktiv und mobil zu gestalten. Dabei befinden sich die Kommunikationspartner in einem virtuellen Raum, den sie durch einen Avatar gestützt erkunden können. Wir nehmen an, dass diese Art der Interaktion einer face-to-face Kommunikation näherkommt als ein reines Videoformat.
Soziale Präsenz beschreibt vereinfacht dargestellt „das Gefühl des Zusammenseins mit anderen“ (Biocca, Harms & Burgoon, 2003) und genauer die zwischenmenschliche und emotionale Verbindung in der medienvermittelten Kommunikation (Lowenthal, 2010). Wie nah kommt die soziale Präsenz, abgebildet in der 3D-Interaktion nun dem human moment? Ohne soziale Präsenz wird der medienvermittelte Gesprächspartner „[…] als künstliche Entität und nicht als soziales Wesen erlebt“ (Lee et al., 2006a, zitiert nach Oh, Bailenson, & Welch, 2018). Man kann also davon ausgehen, dass das Erleben sozialer Präsenz im Team die negativen Aspekte verteilter Zusammenarbeit überwinden kann (Tietz, Kneisel & Werner, 2021).
Um die Frage beantworten zu können „Wie nehmen Teammitglieder soziale Präsenz bei gemeinsamer Teamarbeit in einer 3D-Umgebung wahr?“ wählten wir einen Case Study basierten Ansatz. Gemeinsam mit einem Team eines unserer Partnerunternehmen absolvierten wir eine Kommunikationsaufgabe im 3D-Tool, die das aktive aufeinander zugehen, vermittelt durch Avatare, erforderte. Anschließend wurde eine qualitative Methode in Form semi-strukturierter Interviews mit den Teilnehmenden durchgeführt, um die erlebte soziale Präsenz zu erfragen. Der Interviewleitfaden orientierte sich an den validierten Items eines Fragebogens zur Sozialen Präsenz (Harms & Biocca, 2004).
Lassen sich Emotionen besser durch 3D-gestütze Interaktion vermitteln?
Erstes Mini-Feedback: Die Haltung der Avatare zueinander kann durchaus emotionale Hinweise vermitteln. Zwei Teilnehmer berichteten, ihre gesendete Gesprächseinladung (mit Klick auf einen anderen Avatar geht bei diesem eine Anfrage zur Videotelefonie ein) sei abgelehnt worden. Sie hätten sich ähnlich abgewiesen wie in einer face-to-face-Situation gefühlt, in der das Gegenüber einfach kehrt macht und sich einen anderen Gesprächspartner sucht. Einige Teilnehmende merkten an, das Gefühl gehabt zu haben, mit ihren Kolleginnen und Kollegen in einem Raum zu sein. Vor allem deutet das erste Feedback darauf hin, dass die Interaktion eine willkommene Abwechslung in der starren Telepräsenzarbeiten darstellt. Ob und inwiefern die 3D-Komponente wirklich einen Mehrwert gegenüber der reinen Videotelefonie bietet, wird sich im Laufe unserer Auswertung zeigen.
Geschrieben zusammen mit Hannah Vergossen
Quellen
Biocca, F., Harms, C. & Burgoon, J. K. (2003). Toward a More Robust Theory and Measure of Social Presence: Review and Suggested Criteria. Presence: Teleoperators and Virtual Environments, 12(5), 456–480. https://doi.org/10.1162/105474603322761270
Fayard, A. L., Weeks, J. & Khan, M. (2021, 17. März). Designing the Hybrid Office. Harvard Business Review. Abgerufen am 2. Februar 2022, von https://hbr.org/2021/03/designing-the-hybrid-office
Hallowell, E. M. (1999). The Human Moment at Work. Harvard Budiness Review, 2–8.
Harms, C., & Biocca, F. (2004). Internal consistency and reliability of the networked minds measure of social presence.
Lowenthal, P. R. (2010). The Evolution and Influence of Social Presence Theory on Online Learning. Online Education and Adult Learning, 124–139. https://doi.org/10.4018/978-1-60566-830-7.ch010
Oh, C. S., Bailenson, J. N. & Welch, G. F. (2018). A Systematic Review of Social Presence: Definition, Antecedents, and Implications. Frontiers in Robotics and AI, 5. https://doi.org/10.3389/frobt.2018.00114
Spataro, J. (2020, 6. November). How remote work impacts collaboration: findings from our team. Microsoft. Abgerufen am 2. Februar 2022, von https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/blog/2020/04/22/how-remote-work-impacts-collaboration-findings-team/
Statista. (2022, 21. Februar). Zoom daily meeting participants worldwide 2019–2020. Abgerufen am 2. Februar 2022, von https://www.statista.com/statistics/1253972/zoom-daily-meeting-participants-global/
Stepstone. (2021). In Zukunft flexibel: Warum hybride Modelle die Arbeitswelt prägen werden. Abgerufen am 2. Februar 2022, von https://www.stepstone.de/wissen/flexible-heimarbeit/
Tietz, S., Kneisel, E. & Werner, K. (2021). Erfolgreicher Wissensaustausch in virtuellen Teams – Wie wichtig ist soziale Präsenz? Zeitschrift für Arbeitswissenschaft, 75(4), 424–437. https://doi.org/10.1007/s41449-021-00280-9
